پیش از ارسال مقالات، نکات اشاره شده در ادامه مطلب را با دقت مطالعه و رعایت نمایید.

1. ثبت نام اولیه: در هنگام ثبت نام اولیه، اطلاعات کامل فرم ثبت نام را با دقت تکمیل نمایید. با توجه به ارسال گواهینامه ها به آدرس پستی نویسندگان، هرگونه قصور در ثبت اطلاعات در فرم ثبت نام و بویژه آدرس پستی، متوجه فرد صاحب پنل خواهد بود و هزینه پست مجدد گواهینامه برعهده نویسندگان می باشد. ترجیحا از ثبت آدرس پستی دانشگاه خودداری گردد.

2. تهیه و تنظیم مقاله: مقالات باید در فایل PDF آماده و ارسال گردند. ابتدا فایل ورد خام سربرگدار را از قسمت راهنمای نگارش مقالات دانلود کرده و مقاله خود را در آن آماده نمایید و سپس آنرا pdf کرده و ارسال نمایید. فقط باید اصل مقاله ارسال شود و از ارسال چکیده مقاله خودداری گردد. جهت ارسال بیش از یک مقاله نیاز به ثبت نام مجدد نیست، زیرا در همان پنل کاربری می توان سایر مقالات را نیز ارسال کرد.

3. وابستگی علمی: در فایل مقاله، بعد از عنوان مقاله و نام نویسنده (ها)، حتما باید وابستگی علمی (Affiliation) افراد به دانشگاه مربوطه ذکر گردد. درج صحیح این آدرس علمی بسیار حائز اهمیت است، زیرا اگر در این بخش اشتباهی انجام شود، هیچگونه امتیاز علمی به نویسندگان تعلق نمی گیرد. (بعنوان مثال: کارشناسی ارشد رشته .... دانشگاه ...)

4. ارسال مقاله: پس از ورود به پنل کاربری می توانید از منوی «ارسال مقاله جدید» مقالات خود را ارسال نمایید. خواهشمند است در این مرحله، تمامی فیلدهای موجود در منو مانند عنوان کامل مقاله و نام سایر نویسندگان کاملا صحیح و با نهایت دقت تکمیل شود. از آنجا گه گواهینامه های صادر شده، دقیقا بر طبق اطلاعات ثبت شده شما در پنل کاربری (نه فایل مقاله) صادر می گردد، بنابراین حتما ترتیب ثبت اسامی نویسندگان در پنل کاربری باید مطابق ترتیب ثبت اسامی نویسندگان در فایل مقاله باشد. در غیراینصورت درخواست مجدد صدور گواهینامه مستلزم پرداخت هزینه اضافی خواهد بود.

5. ویرایش و اصلاحات مقاله: مقاله خود را زمانی ارسال نمایید که تمامی ویرایش ها و اصلاحات را روی آن انجام داده باشید، زیرا پس از اعلام نتیجه داوری، امکان هیچگونه تغییر یا ویرایشی وجود ندارد. بنابراین نویسندگان حتما باید تا پیش از قرار گرفتن مقاله در پروسه داوری، نسبت به اصلاح مقاله خود اقدام نمایند. در صورت نیاز به ویرایش مقاله، با دبیرخانه تماس حاصل فرمایید.

6. هزینه های کنفرانس: پرداخت هزینه ها، به روش غیرآنلاین و از طریق اطلاعات حساب مندرج در اطلاعیه 6 سایت امکان پذیر است. نویسندگانی که بیش از یک مقاله به کنفرانس ارسال می کنند، تا پیش از مشخص شدن نتایج تمامی مقالات نباید مبلغی پرداخت نمایند و تمامی پرداخت ها فقط باید یکبار و در یک مرحله انجام شود. نویسندگان پس از پذیرش مقالات خود می توانند بدون تایید مدیر سیستم و با توجه به جمع مبلغ خدمات درخواستی خود از منوی «خدمات»، هزینه ها را پرداخت نمایند. تصویر فیش پرداختی نیز باید از پنل کاربری و منوی «ارسال فیش» ارسال گردد.

7. گواهینامه: گواهینامه های کنفرانس، به ازای تمامی نویسندگان یک مقاله صادر خواهد شد. در هر گواهینامه نام تمامی نویسندگان ذکر می شود. پیشنهاد دبیرخانه برای تعداد نویسندگان یک مقاله حداکثر 3 نفر می باشد. درصورتیکه مقاله ای بیش از 3 نویسنده داشته باشد، فقط 3 عدد گواهی صادر خواهد شد.